アポイント機能の利用を始める前にお読みいただきたい前提・注意事項をまとめています。
📝 1. アポイント管理でできること
お客様自身で予約登録から来場までをスムーズに行えるようになります。
〜予約の流れとQRコードの役割〜
1.
予約サイトの案内:
・アポイントの予約サイトは、主催者によるアポイント枠作成後、お客様へQRコードまたはURLで共有できます。
2.
来場時のチェックイン:
・予約が確定すると、来場者にチェックイン用QRコードが確定メールで送付できます。
・来場時には、出展者のスマートフォンでこのQRコードをスキャンすることでチェックイン管理が可能です。
✅ 2. 事前準備
💡 3. ご利用手順
1. 📝 枠の作成とお客様へのご案内
1. PCからログインし、展示会アポイントメント管理画面でアポイント枠を作成します。
2. 枠を設定すると、QRコードもしくはURLが取得可能になります。
3. 取得したQRコードやURLを、お客様へのメールなどに添付してご案内が可能です。
2. ✉️ お客様の仮予約とメール通知
1. お客様は、QRコードスキャンもしくはURLクリックによってアポイント登録画面に遷移できます。
2. お客様はログイン不要で、予約登録ができます。
3. お客様の登録は「仮予約」のステータスとなります。
4. 「仮予約」が完了すると、お客様自身と展示会マスターに設定されている「メール受信者」 にメールでお知らせされます。
3. ✅ 主催者による予約の確定
1. 仮登録の段階では、予約は確定していません。
2. 主催者はPCから予約内容を確認し、ステータスを「確定済」に変更してください。
3.
確定すると、お客様にメール配信が可能になります。メールには来場に必要なQRコードが添付されているため、必ず送信してください。
・(注: 社内事情による操作に対応するため、メール送信をスキップすることも可能です。)
4. 確定メールは主催者にも送信されます。
4. 📲 来場とステータスの変更
1. お客様の来場時: お客様はスマートフォン画面でコードを提示します。
2.
主催者: スマートフォンでスキャン画面を表示しスキャンします。
・予定時間外に来場された場合も、複数の選択肢から対応が可能です。
3. 来場が完了すると、ステータスは「来場済」 に変わります。
4. 「来場済」ステータスになると、その後のステータス変更はできません。
5. 🗂️ ステータス一覧と管理機能
| ステータス | 内容 |
|---|---|
| 仮予約 | お客様が予約登録を完了したが、主催者による確定前の状態 |
| 確定済 | 主催者が予約内容を承認、確定に変更し、来場用QRコードが送信された状態 |
| 来場済 | 実際に来場し、QRコードがスキャンされた状態 |
| キャンセル | 予約が取り消された状態 |
6. 💻 端末ごとの役割と履歴管理
・PCでの操作: 予約の確認、変更、および予約内容のエクスポートはPCから行います。
・スマートフォンでの操作: 来場スキャンのみ可能です。
・変更履歴: PCのアポイント詳細画面では、変更履歴の確認が可能です。
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